Um dos grandes desafios das empresas é  eliminar riscos fiscais. Para isso, é fundamental controlar e guardar perfeitamente toda a movimentação de notas fiscais emitidas ou recebidas. No caso das notas de entrada, em princípio, as organizações dependem de seus fornecedores enviarem os arquivos eletrônicos. Quando se recebe milhares de notas ao mês, é enorme o risco de haver furos nesse grande contingente de documentos fiscais.

Uma das consequências mais graves desse problema é a geração involuntária de passivos fiscais para a empresa, que além disso, fica exposta a pesadas multas, no caso de sofrer fiscalização.
Fazer a conferência manual dos XML’s das notas fiscais de entrada baixando-as uma a uma no site SEFAZ, é um recurso problemático, pois, além de complexo, requer procedimentos minuciosos, como a digitação de números e letras do captcha, a cada XML a ser baixado. O captcha é aquele teste de Turing público, que visa diferenciar nas plataformas digitais a ação de humanos e robôs.
O fim dos dos riscos fiscais
Visando ganhar tempo e acabar com os riscos fiscais graves para a empresa, a Riclan, gigante do segmento de candies, fabricante de marcas consagradas como balas Freegels, Buzzy, Pocket e Gomutcho, entre outras, adotou duas ferramentas da Varitus que vêm tornando o trabalho da equipe fiscal mais rápido, confiável e seguro para a organização.
Cesar Luiz, contador da Riclan, detalha melhor essa demanda e quais ferramentas da Varitus ajudaram a empresa para solucioná-la. “Com o advento do sistema eletrônico, nossa empresa sempre se preocupou em encontrar uma forma de guardar todas as nossas notas fiscais. Depender dos fornecedores enviarem, era um problema. Então, implantamos a ferramenta da Varitus de recuperação em massa de documentos, e, após a colocarmos em operação, fiquei mais tranquilo. Hoje posso afirmar que temos controle total e absoluto da guarda desses arquivos”, relata ele.
“Outra ferramenta da Varitus que implantamos posteriormente foi a versão do produto com auditoria através do SPED Fiscal. Com isso, temos a certeza de que todos os XML’s, tanto de notas fiscais quanto dos CT-e’s (Conhecimentos de Transporte Rodoviário Eletrônicos) estão conosco e devidamente arquivados”, afirma Cesar.
Ele conta, também, que a Riclan reduziu ainda mais os riscos fiscais retroagindo cinco anos na movimentação de notas, utilizando as ferramentas Varitus e, com isso, recuperou e arquivou os documentos em perfeita ordem, para se garantir em caso de fiscalização.
Tanto o Recuperador de XML’s quanto a  Auditoria SPED da Varitus asseguram absoluta tranquilidade às empresas, porque, além da precisão e da agilidade na varredura e processamento dos documentos, essas ferramentas verificam notas eventualmente canceladas e evitam a escrituração de notas negadas.
A guarda é muito eficaz e confiável pois essas soluções são 100% em nuvem, ou On Premises, podendo, além de tudo, ser acessadas em qualquer lugar, a qualquer tempo, por celular, computador ou tablet.
Essas facilidades estão ao alcance da sua empresa, que também pode ganhar tempo, precisão e segurança fiscal, a custos muito vantajosos. Basta clicar aqui para solicitar o agendamento de uma demonstração com nossos consultores.
26 de julho de 2019
Varitus Brasil