Paperless, você sabe o que é isso? É o termo utilizado para uma política adotada por organizações de praticamente todos os tamanhos e segmentos, em nível global, e que consiste na redução gradativa – e até na eliminação – do uso de papeis em seus processos burocráticos. E que substitui documentos físicos por eletrônicos, não só para ganhar mais eficiência, como, também, para serem mais sustentáveis ambientalmente.

No segmento da Tecnologia da Informação, o Paperless está perfeitamente alinhado com outro conceito, o Green IT, ou TI Verde – uma tendência mundial voltada para a redução do impacto dos recursos tecnológicos no meio ambiente.

Não é um processo fácil, mas é perfeitamente possível, desde que sua empresa conheça as melhores soluções digitais para implementar a prática Paperless e siga um passo a passo criterioso, visando fazer uma transição segura, econômica e assertiva, alcançando vários benefícios, entre eles, alguns que demonstramos neste artigo.

Antes, alguns exemplos de processos que envolvem papeis e podem ser substituídos por soluções digitais:

• Emissão de documentos fiscais;
• Controles e gestão de entregas via canhotos fiscais;
• Geração de ordens de serviço;
• Emissão de relatórios variados;
• Lançamentos e controles de fluxo de caixa;
• Entre muitos outros!

Paperless – benefícios que vão muito além da redução da burocracia

1. Otimização do tempo – ao adotar a política Paperless, há um ganho de tempo nos processos, pois a localização e o fluxo de informações importantes para diversas demandas da empresa, ao invés de levarem vários minutos, horas ou até dias, acontecem em frações de segundos e vão diretamente a quem interessa na organização;
2. Dados mais precisos – Informações e documentos corretamente digitalizados têm muito mais confiabilidade e precisão, até, do que a interminável papelada impressa, sujeita a danos e até a adulterações;
3. Privacidade e segurança – Arquivos impressos, mesmo guardados a sete chaves, são vulneráveis a acessos por parte de pessoas não autorizadas, o que pode ser feito sem deixar rastros. Com documentos digitalizados e bem gerenciados com a solução tecnológica correta, nada fica sem registro e melhor ainda: o acesso se dá por senhas e protocolos, assegurando que cada camada de informações fique acessível estritamente para quem está autorizado. Quem acessou, quando e como, tudo é totalmente rastreável, a qualquer tempo;
4. Redução de custos de armazenagem – As leis brasileiras exigem a guarda de diversos documentos empresariais por diferentes e longos períodos, o que obriga a construção ou locação de espaços para armazenar pastas e caixas de infindáveis documentos em papel. Além disso, gasta-se também com móveis e outros dispositivos de organização desse acervo físico. Por outro lado, milhares, milhões de documentos digitalizados ou que são emitidos já em modo eletrônico são armazenados em um único servidor, liberando espaço e recursos para a empresa investir em sua atividade-fim;
5. Backups e controles de arquivamento – a política Paperless, que reduz ou elimina o uso de papel e se vale de documentos digitais facilita, e muito, a produção, manutenção e controle dos devidos backups de segurança, que podem ser rapidamente organizados por setor, nível e natureza das informações. O controle desse arquivamento eletrônico se dá de forma muito mais ágil e prática, do que quando se trata de incontáveis documentos físicos;
6. Redução drástica de custos – o Paperless reduz consideravelmente os gastos com papel, impressoras, tintas, pastas, caixas, etc… e também com pessoal, já que possibilita a otimização de mão-de-obra, liberando funcionários para atuar em outras áreas mais estratégicas para o crescimento da empresa;
7. Ganhos ambientais – redução do impacto gerado no meio ambiente, graças à redução do uso de papeis e dos insumos já citados;
8. Modernização geral da empresa – uma empresa que elimina papeis com segurança é uma empresa moderna, apta a operar de forma muito mais ágil e em consonância com os tempos em que vivemos;
9. Gestão do negócio aprimorada – os documentos digitalizados ou emitidos eletronicamente da forma correta podem gerar uma gama ampla e preciosa de informações para embasar a melhor gestão dos seus negócios. O Paperless também favorece outro passo importante nesse sentido, que é a robotização de tarefas;
10. Melhor relação com clientes, funcionários e parceiros – todos os processos, quando digitalizados e livres da papelada interminável, ficam mais ágeis, precisos, seguros e amigáveis para quem interage com a empresa. Além disso, a organização pode inserir sua política Paperless até mesmo na comunicação e no marketing, informando aos colaboradores, clientes, parceiros e a sociedade em geral o seu compromisso com práticas mais sustentáveis. A própria inserção da empresa no contexto de gestão ESG (Enviromental, Social And Governance) é facilitada quando se substitui papeis por documentos e soluções digitais.

Paperless – Veja aqui um exemplo de passo a passo para implantar na sua organização com assertividade, economia e segurança:

• Digitalize o acervo em papel já existente. Pode dar um trabalho inicial, mas, que valerá totalmente a pena;
• Busque junto a fornecedores confiáveis, ferramentas e soluções digitais para substituir a emissão de documentos físicos por eletrônicos;
• Garanta o treinamento dos funcionários, para que ganhem confiança no processo e manejem os documentos e soluções digitais com tranquilidade;
• Faça uma avaliação periódica da implantação da política Paperless, visando corrigir rumos e aprimorar o processo.

Gestão eletrônica de entregas, reduz papel e aumenta a eficiência e competitividade

Nesse processo de redução do uso de papeis dentro da empresa, um dos setores que mais pode se beneficiar muito rapidamente é o de entregas e retiradas de produtos.

Como se sabe, a assinatura dos canhotos de notas fiscais e seu correto gerenciamento são essenciais para assegurar a conclusão efetiva das transações – produtos faturados, devidamente entregues aos seus destinatários/clientes. O problema é, justamente, gerenciar esses canhotos, passíveis de rasuras, extravios, e de difícil rastreamento.

A solução digital mais apropriada para esse processo crítico é o Canhoto Fácil, desenvolvido pela VARITUS Brasil. Essa ferramenta, também chamada de Recibo de Entrega Eletrônico ou de Canhoto Digital é poderosa para desburocratizar, aprimorar e tornar muito mais eficiente e econômica a logística de empresas de todos os tamanhos.

Com o Canhoto Fácil, o motorista coleta a assinatura do destinatário que está recebendo a carga, e fotografa o canhoto de recebimento da mercadoria.

Informações como dia, hora, localização exata – referenciada por GPS, com latitude, longitude, são geradas automaticamente pelo aplicativo, a partir da mesma foto de registro. Ou seja, fica muito mais fácil, seguro e rápido otimizar e rastrear entregas e retiradas de mercadorias.

O status do produto transportado é claramente identificado no aplicativo, o que é um grande diferencial no serviço prestado. Esses dados ficam armazenados pela VARITUS Brasil em ambiente totalmente seguro e se mantêm à disposição para fácil conferência, inclusive se algum cliente da transportadora precisar.

Vale ressaltar que com essa solução inteligente, o cliente ganha mais segurança e tranquilidade, pois pode receber, ele próprio, um registro digital do canhoto por ele assinado.

E mais: obrigações junto à SEFAZ cumpridas com mais facilidade!

Só para reforçar: o Canhoto Fácil oferece integração junto à SEFAZ, facilitando o cumprimento e a quitação de obrigatoriedades.  Com o uso do aplicativo, também fica mais fácil alimentar bancos de dados para planejar melhor sua frota, consumo de combustível, manutenções programadas, horas e diárias de motoristas e ajudantes, etc, gerando inteligência para seus negócios e aumentando a produtividade e lucratividade.

Comece já!

Todas essas facilidades ao alcance de poucos cliques, podem ser incorporadas rapidamente ao cotidiano de trabalho da sua organização, reduzindo o uso de papel e tornando a empresa mais moderna, ágil e competitiva.

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11 de julho de 2022

VARITUS Brasil