Robotização de tarefas do escritório. Provavelmente você já ouviu ou leu sobre isso nos últimos meses e, mais provavelmente ainda, ficou com dúvidas. Por acaso trata-se de comprar robôs, como os da ficção científica, para sentar-se às mesas do escritório da sua empresa e fazerem o trabalho dos funcionários? Certamente, não!

Robotização de tarefas é um movimento pelo qual as organizações vêm, cada vez mais, adotando tecnologias de automatização da realização de atividades importantes, obrigatórias, mas que são burocráticas e repetitivas, costumam tomar muito tempo e atenção de vários funcionários, e, ainda assim, são sujeitas a erros e descontinuidades, por diversas razões.

Continue a ler este artigo, entenda mais sobre Robotização de tarefas, RPA e conheça 5 ganhos que sua empresa tem ao adotar essa tecnologia.

O que é RPA

RPA é a sigla, em inglês, para o termo Robotic Process Automation, ou em português, Automação Robótica de Processos. É uma tecnologia que automatiza processos repetitivos comuns em vários tipos de empresa.

Por meio da RPA, robôs em forma de softwares realizam esses processos, obedecendo um determinado script – instruções que são pré-determinadas e programadas, interagindo com interfaces de usuários já utilizadas pelos funcionários da empresa.

Ou seja, o robô-software executa as tarefas repetitivas e rotineiras do escritório, realizando cálculos, atualizando cadastros e tabelas, conferindo e-mails, gerando relatórios periódicos, etc.

Esse software utiliza IA (Inteligência Artificial) para automatizar a sequência de procedimentos de uma determinada tarefa, como se fosse um ser humano a executá-la. Para que esse robô-software seja capaz de executar a tarefa, todos os parâmetros e instruções para essa execução têm de estar digitalizados.

Como funciona a Robotização de tarefas com RPA

Por meio do ‘treinamento’ do robô desenvolvido com a tecnologia RPA ou torna-se apto a executar um protocolo de ações no sistema, da mesma forma que um usuário humano. A esse treinamento damos o nome de script, um passo-a-passo minucioso que o robô obedecerá a cada tarefa, do início à conclusão, passando para a tarefa seguinte, que pode ser idêntica ou sequencial/complementar, e assim por diante, conforme as instruções – o script determinado.

O período pelo qual esse robô RPA se dedica a cada tarefa também é previamente estabelecido e a execução desses trabalhos torna-se altamente controlável, rápida e muito precisa, uma vez que o robô é muito menos sujeito a erros. Cada passo executado pelo robô é também totalmente rastreável, o que permite ainda mais exatidão e segurança nos processos.

Alguns exemplos de atividades que podem ser executadas pelos robôs RPA:

• Acompanhamento da entrada de novas mensagens eletrônicas – e-mails;
• Abertura de anexos de mensagens e extração de dados;
• Respostas de mensagens;
• Atualização de status de processos, gerando notificações pré-definidas;
• Acesso a aplicações em nuvem e realização de validações e autenticações;
• Preenchimento e encaminhamento de formulários;
• Criação, atualização, encaminhamento e arquivamento de formulários, tabelas e planilhas;
• Utilização de fórmulas de cálculos, aplicação de parâmetros;
• Geração de listagens, alertas, tags, gráficos e relatórios;
• Gerenciamento e compactação de pastas e arquivos;
• Digitação, por meio de combinações de teclas, atalhos, cliques simples ou duplos, com diferentes ‘botões de mouse’.

5 principais ganhos que sua empresa tem ao implantar a RPA:

Há muitas vantagens para a sua empresa com a automatização de processos por meio do uso de robôs RPA, entre as quais destacamos:

1. Economia e facilidade para ser adotada, quando se compara aos tradicionais projetos de desenvolvimento e integração de sistemas, uma vez que a RPA utiliza as aplicações já existentes nos sistemas da organização;
2. Rapidez na execução de tarefas e liberação de equipes para tarefas mais nobres e estratégicas, pois com a automatização por meio do robô RPA, já que ele executa as atividades muito mais rapidamente do que uma pessoa faria, gerando muito mais produtividade. Além disso, com a robotização do serviço burocrático e repetitivo, as equipes humanas, ou seja, os funcionários, ficam livres para se dedicar a atividades mais nobres e estratégicas, produzindo inovações, atendendo melhor os clientes, ajudando a empresa a faturar mais e a crescer;
3. Flexibilidade e customização, uma vez que cada empresa tem uma realidade distinta, necessitando e quantidades diferentes de robôs RPA operando, bem como requerendo programações variadas para a execução de mais ou menos tarefas, em diferentes períodos;
4. Respeito aos protocolos que são facilmente auditáveis, com aumento do compliance na organização, já que os robôs obedecem estritamente aos scripts pré-definidos, com garantia de rastreabilidade e conferência minuciosa a qualquer tempo;
5. Menos erros, mais segurança e resultados, pelo mesmo motivo acima: o robô não improvisa nem pula etapas do processo, não pode ser ‘distraído’ por um telefone que toca, não precisa parar para atender alguém com alguma dúvida, e executa estritamente a tarefa programada, o que reduz drasticamente a chance de inconformidades;

Passo a passo para implantar a Robotização de tarefas RPA, sem sustos

Como já vimos, uma das facilidades da RPA é que ela pode ser implementada gradualmente na empresa, devendo, entretanto, seguir um bom planejamento, para que avance no tempo e na velocidade certas, abrangendo primeiro as tarefas que, automatizadas, trarão os mais significativos resultados para a rotina da organização.

A correta identificação dessas tarefas e a ordem em que serão automatizadas é um processo crítico, no qual a empresa deve e precisa contar com assessoria especializada.

Além dessa assessoria, que deve ser prestada por um fornecedor parceiro, que irá implantar a RPA nos computadores da sua organização, há um passo a passo poderoso para assegurar que tudo saia conforme o planejado, confira:

1. Avalie as tarefas que, uma vez automatizadas, vão resultar em ganho real de tempo e qualidade no processo executado;
2. Tenha conhecimento sobre as rotinas dos processos, e também de todas as exceções de cada um, para automatizá-los com eficiência;
3. Assegure a participação dos colaboradores, para que contribuam com a elaboração dos scripts que vão ser determinados aos robôs RPA. Os funcionários, afinal, é que sabem como as tarefas são feitas;
4. Mostre aos colaboradores que a robotização não significa, necessariamente, a redução da força de trabalho, mas, sim, a abertura de novas oportunidades para que eles dediquem seu talento e conhecimento a funções mais estratégicas;
5. Preveja no planejamento de implantação a forma como os robôs serão monitorados e ações de contingência, com os devidos recursos, para assegurar seu funcionamento pelos períodos programados;
6. Escolha, para esse processo tão importante, um fornecedor parceiro que detenha alta expertise e atenda suas demandas com comprometimento, eficiência e responsabilidade. Dê preferência a empresas de software filiadas à ABES (Associação Brasileira das Empresas de Software), o que agrega ainda mais robustez, qualidade e confiança aos produtos.

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Agora que você já sabe mais sobre a Robotização de tarefas do escritório e dos ganhos que sua empresa tem ao adotar essa tecnologia, aproveite para conhecer melhor as nossas soluções para que esse processo seja seguro, efetivo e atinja os objetivos que a sua empresa busca.

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18 de julho de 2022

VARITUS Brasil