As despesas com viagens dos funcionários de uma empresa correspondem a um custo importante, que influencia, inclusive, a formação de preços de produtos e serviços, impactando as margens de lucro e até mesmo a competitividade da organização.

O gerenciamento dessas despesas, quando feito de forma manual e arcaica, aumenta, e muito, o risco de inconformidades, problemas no dia a dia dos funcionários em trânsito a serviço, favorecendo também o aumento de custos e até mesmo questionamentos futuros, com implicações jurídico-trabalhistas.

Você nunca tinha pensado nisso? Então continue a ler este artigo e veja como sua empresa pode gerenciar com eficiência os gastos de viagens de seus colaboradores.

Considere essas etapas para um processo bem sucedido de controle:

• Estabeleça diretrizes claras para as despesas de viagem

Quais os casos em que o colaborador pode/deve se deslocar para serviços externos? Qual o modal ou modais de transporte – veículo do funcionário, veículo da empresa, ou terceirizado, transporte convencional, terrestre, aéreo, etc… e quais as despesas correlatas serão também cobertas pela organização? Exemplo: tarifas de pedágio, combustível, refeições, hospedagem, etc. Como essas viagens são autorizadas? Quais os valores limite para cada um desses itens? Como as despesas devem ser documentadas, de que forma deve ser feita a prestação de contas, em quais prazos e quais as consequências de descumprimento dessas regras?

• Utilize ferramentas de gestão de despesas para facilitar o processo

Elimine o mais rápido possível a papelada e os lançamentos manuais desses valores e os controles desse processo e adote ferramentas digitais de gestão específicas para essa tarefa, pois elas já existem, têm um excelente custo-benefício, e, bem escolhidas, adquiridas de um fornecedor confiável, de preferência com certificações nacionais e internacionais, elas são se fácil uso e trazem segurança, rapidez, precisão e eficiência;

• Implemente uma política de reembolso transparente e equitativa

Todos sabem as regras, os controles estão automatizados por boas soluções digitais, mas, ainda falta, por exemplo, a definição de uma política muito clara sobre o reembolso das despesas de viagem, de forma transparente e equitativa. Aqui também a ferramenta digital é decisiva, pois por meio de seu uso, os reembolsos são feitos de forma automatizada, evitando esquecimentos, divergências, erros e conflitos;

• Promova a conscientização sobre o controle de gastos entre os funcionários

Perceba que com esses cuidados, fica mais simples promover a conscientização entre todos os colaboradores, no sentido de usar os recursos disponíveis para viagens de forma muito responsável. Os valores devem ser compatíveis com as necessidades para o desempenho das tarefas externas com qualidade e bem-estar, evitando-se desperdícios e gastos incompatíveis com a realidade da organização. Lembre-se: no fim, tudo impacta nos custos finais da operação!

• Analise e avalie regularmente as despesas de viagem para identificar oportunidades de economia

Com um gerenciamento eficiente das despesas de viagem dos colaboradores, também fica muito mais fácil analisar os gastos periodicamente, com clareza e objetividade, identificando oportunidades de economia importante e segura de recursos, que podem ser investidos em outros processos e áreas estratégicas da empresa;

Conheça mais sobre o RDV e saiba como ele pode facilitar seu controle

O V.CASH RDV, lançado pela VARITUS Brasil, é uma solução completa para gestão de reembolso e despesas corporativas, com foco em eficiência e redução de custos.

O V.CASH RDV é um aplicativo com plataforma web integrada que permite a integração de informações em tempo real entre os colaboradores e o setor financeiro. Dessa forma, é possível corrigir inconsistências e fazer previsões de gastos de maneira assertiva.

A solução é ideal para instituições que desejam uma ferramenta mais prática, segura e ágil para que os colaboradores prestem contas dos gastos em viagens, evitem a perda de comprovantes de pagamentos e sejam corretamente reembolsados.

Benefícios do uso do App V.CASH RDV:

• Eficiência operacional;
• Redução de erros nos lançamentos de despesas;
• Documentação completa e organizada;
• Prevenção de fraudes;
• Políticas claras e fluxos de aprovação;
• Redução de recursos dedicados ao lançamento e conferência de despesas;
• Armazenamento centralizado de documentos;
• Economia de gastos com papelaria.

E mais, com o V.CASH RDV sua empresa realiza, com praticidade e rapidez:

• Captura fácil de recibos e documentos;
• Integração com Bancos e FinTechs para cartões corporativos;
• Fluxos de aprovação personalizáveis;
• Geração de relatórios detalhados;
• Auditoria e conformidade;
• Acesso móvel e plataforma amigável.

Viu como é fácil?

Livre já a sua empresa dos riscos, transtornos e custos desnecessários com o gerenciamento de gastos de viagens dos seus colaboradores!

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21 de agosto de 2023

VARITUS Brasil